Sidebar

Veileder om arkiv og dokumentasjonsforvaltning i kommunereformen

En kommunesammenslåing får store konsekvenser for kommunens arkiver. I sammenslåingsprosessen skal arkiv fra nåvæværende kommuner avsluttes og bevaringsverdige arkiver skal avleveres til depot. Parallelt skal arkiv og arkivfunksjon etableres i ny kommune. Den nye veilederen vil være et viktig verktøy for kommuner og fylkeskommuner som planlegger en sammenslåing.


Tekst: Anna Malmø-Lund og Helen Nicholson, Arkivverket


Veilederen er utarbeidet av Riksarkivaren og kommunal sektor i fellesskap etter initiativ fra KAI-miljøet, arkivorganisasjonene, KS og Arkivverket.


Bakgrunn - kommunereform fordrer tidlig arkivinnsats
Med utgangspunkt i erfaringer fra tidligere sammenslåinger, har representanter for arkivsektoren og Riksarkivaren uttrykt bekymring for håndteringen av arkiv i kommunereformen. For Riksarkivaren er det viktig at arkivperspektivet er med når sammenslåing planlegges, slik at nødvendige tiltak igangsettes på riktig tidspunkt.


Sammenslåing blir mer komplisert og får større arkivfaglige konsekvenser når arkivdanning og saksbehandling skjer digitalt. I dag er kommunalt arkivmateriale lagret i fagsystemer, på nettsider, sosiale medier, filområder, e-postregistre og nettskyer. Mange av disse løsningene har ikke arkivfunksjonalitet.


Kommunene er selv ansvarlig for at arkiv og dokumentasjon blir håndtert på rett måte. Det er kommunenes ansvar å vedlikeholde og oppbevare egne arkiver, også etter at de ikke lenger er i daglig bruk. Den nye kommunen «arver» ansvaret og de økonomiske forpliktelsene for arkivene fra de gamle kommunene. Det har derfor vært viktig for Riksarkivaren og resten av arkivmiljøet, ikke minst de kommunale arkivinstitusjonene, at kommunene får god veiledning i sammenslåingsprosessen.


Sammen med samarbeidspartnerne i SAMDOK har Riksarkivaren utarbeidet en veileder i håndtering av arkiv og dokumentasjonsforvaltning i kommunereformen. SAMDOK ble opprettet av Riksarkivaren i 2013 for å sikre helhetlig (samlet) samfunnsdokumentasjon.  Veilederen er utarbeidet i regi av delprosjekt kommunale arkiv i SAMDOK, som har hatt kommunereformen som et spesielt satsningsområde i 2015 og 2016. 


Arbeidet med veilederen
KAI-miljøet har vært tungt inne i arbeidet med veilederen og Arkivverket har underveis fått viktige innspill fra miljøet. Veilederen er utarbeidet av en prosjektgruppe ledet av Anna Malmø-Lund (Arkivverket). Prosjektgruppen har for øvrig bestått av Hilde Lange (Troms fylkeskommune), Sidsel Liborg (Spydeberg kommune), Knut Arild Knudsen (Trondheim byarkiv), Ingrid Nøstberg (Vestfoldarkivet), Petter Pedryc (IKA Trøndelag), Monika Kurzus Håland (Aust-Agder museum og arkiv), Arnt Ola Fidjestøl og Geir Utmo (Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane).
Prosjektgruppen har underveis mottatt innspill fra kommuner, fylkeskommuner, kommunale arkivinstitusjoner og KS, og ikke minst fra arkivledere i kommuner som har gjennomført en sammenslåing eller er i prosess.
Arkivverket har i løpet av prosessen også hatt en god dialog med KS og PA Consulting rundt arbeidet med FoU-rapporten «Digitale konsekvenser av kommunesammenslåing» og tilhørende sjekkliste.

Veilederens målgruppe
Veilederen er utarbeidet med arkivledere i kommuner som planlegger en kommunesammenslåing som målgruppe, men vil også være aktuell for fylkeskommuner i regionreformen. Arkivregelverket er likt for kommuner og fylkeskommuner. Anbefalingene som gis til kommunene kan derfor også gis til fylkeskommuner i prosess.


Veilederens struktur og innhold
Veilederen omhandler håndtering av eksisterende arkiv, og etablering av arkiv og arkivfunksjon i ny kommune. Den er tredelt og hver del omhandler en fase i sammenslåingsprosessen. Veilederen gir informasjon om hva arkivleder kan, bør og må gjøre i de ulike fasene.
Del I omhandler fasen frem til lokalt vedtak om sammenslåing er fattet. Den gir råd om hvilke forberedelser som kan gjøres før vedtak er fattet og informerer om konkrete tiltak som kan igangsettes i påvente av vedtak. Del I ble publisert i desember 2015, før flertallet av kommunene som nå er i prosess hadde vedtatt sammenslåing.
Del II omhandler fasen fra lokalt vedtak er fattet til sammenslåing er gjennomført. Den gir en oversikt over hvilke arkivfaglige oppgaver som må gjennomføres i sammenslåingsfasen. Del II tar for seg prosessen steg for steg – sett fra arkivleders ståsted. Den gir konkrete råd om håndtering av eksisterende arkiver samt etablering av arkivtjeneste og arkiver i ny kommune.
Del III gir råd om langsiktig arbeid med arkiv og dokumentasjonsforvaltning i ny kommune.
Del II og II ble publisert i september 2016. I den forbindelse ble også del I revidert.
Skolearkiver er brukt som gjennomgående case i veilederen.


Lansering
Veilederen ble lansert på årets KAI-konferanse. Statsråd Jan Tore Sanner i Kommunal- og moderniseringsdepartementet ga i den forbindelse en uttalelse hvor han beskrev arkiv som kommunenes hukommelse, og understreket at hvor viktig det er at arkiv blir tatt godt vare på for ettertiden.


Samarbeid
Riksarkivaren har også deltatt i et samordningsforum ledet av Kartverket, med deltakere fra statlig sektor og KS. Kartverket har utarbeidet en sjekkliste som kommunene kan bruke i reformen. KS og Arkivverket har samarbeidet om punkter om arkiv og informasjonsforvaltning. Kartverket, KS v/ PA Consulting og Arkivverket holdt nylig et felles kurs på NOKIOS-konferansen der hovedbudskapet var at en digital kommunesammenslåing er komplisert og krevende, og at kommunene derfor bør starte planleggingen så tidlig som mulig.


Lenker/referanser:
www.kommunereformarkiv.no/veileder
www.kulturradet.no/vis-publikasjon/-/publikasjon-kommunesammenslaing-og-arkivsporsmalsamdok.com
www.kartverket.no/kommunereform/sjekkliste
Se eldre artikler...